一、所涉及的文件
a.业务联系单(经经理进行运价评审后签字的)
b.客户委托书(应有委载方的公司章,老客户可针对不同情况后补) c.客户的报关资料(若代客户报关)
d.派车单、司机资料及其他必要的单据
二、OP人员对客户提供资料的验证
由OP人员对上述所涉及的文件进行仔细审核，审核其内容是否正确，必要文件是否齐全。如OP发现单据存在问题，应立即通知业务员，要求客户作出相应修改。审核合格后，安排提货、拖车、报关等事宜
三、操作流程 a.进口业务 1) OP根据业务联系单及客户提供的运输委托书安排本港运输车辆或粤港运输车辆，提供相关资料给客户做提货委拖书及预报关。司机资料包括以下内容: 司机姓名、海关编号、大陆车牌、香港车牌、IC卡号、大陆电话、香港电话、吨位、牌头、组织机构代码、身份证号码、捆绑电话及传真、柜型及柜号、拖架型号及重量，粤港运输车辆要注明行走口岸. 2) OP按照客户填写派车单并注明提货地点、车型、提货时间、联系人及电话、报关方式及口岸、香港出口报关公司及地址, 卸货地点、联系人、电话及其他要求，同时附传提货单，代垫提货费用单. 若为本港车辆提货则要提供来大陆的司机资料给香港公司负责人以便确认过车.
3) OP要追踪客户报关情况和司机装货事宜, 并提供报关单据给司机通关. 若在运输过程中有任何异常状况(如通关查车、因路况塞车而不能准时到达等)务必要第一时间通知客户.
4） OP追踪车辆到客户指定卸货地点, 并确认货物签收情况. 提供相关费用单据及货物签收单给客户, 若客户自已清关则要及时提供载货清单给客户, 若由我司代理清关则要及时传真清关公司及时办理.
b.出口业务 1) OP根据业务联系单及客户提供的运输委托书安排粤港运输车辆，提供相关资料给客户核对装货及报关。司机资料包括以下内容: 司机姓名、海关编号、大陆车牌、香港车牌、IC卡号、大陆电话、香港电话、吨位、牌头、组织机构代码、捆绑电话及传真、柜型及柜号、拖架型号及重量，若封关则要注明封关行走口岸并通知司机. 2) OP按照客户填写派车单并注明装货地点、车型、装货时间、联系人及电话、报关方式及海关、报关员联系电话、香港入口报关公司及地址, 卸货地点、联系人、电话及其他要求. 若为本港车辆过车派送则要传真来大陆的司机资料、入仓单及交货地址给香港公司负责人, 并注明交货最后时间, 派送的先后秩序.
3) OP要追踪司机准时到厂装货及客户报关事宜, 并提供报关单据给司机通关. 若在运输过程中有任何异常状况(如通关查车、因路况塞车而不能准时到达等)务必要第一时间通知客户.
4） OP追踪车辆报关情况, 并通知香港公司负责人车辆预计到港过车时间. 车辆到港过车若有异常状况(如数量与客人提供不相符、包装损伤、文件不齐全等)要与客户确认无误后方可交货。
5) OP在规定交货时间前确认交货及签收情况. 提供相关费用单据及货物签收单、MATE纸给客户(MATE三天内寄给客户). 若客户自已清关则要及时提供载货清单给客户, 若由我司代理清关则要传真给清关公司及时办理.
c.码头柜出口业务
1)OP根据业务联系单、客户提供的运输委托书及S/O安排粤港运输车辆，同时填写派车单并注明装货地点、车型、装货时间、联系人及电话、报关方式及海关、报关员联系电话、香港入口报关公司及地址, 卸货地点、联系人、电话、截关时间及其他要求，附S/O转文件或约柜。
2)OP在客户要求装货时间的前一天提供相关资料给客户核对装货及报关。司机资料包括以下内容: 司机姓名、海关编号、大陆车牌、香港车牌、IC卡号、大陆电话、香港电话、吨位、牌头、组织机构代码、捆绑电话及传真、柜型及柜号、船公司封条号码、拖架型号及重量，若封关则要注明封关行走口岸并通知司机.
3) OP要追踪司机准时到厂装货及客户报关事宜, 并提供报关单据给司机通关. 若在运输过程中有任何异常状况(如通关查车、因路况塞车而不能准时到达等)务必要第一时间通知客户. 4） OP及时还柜情况. 提供相关费用单据及货物签收单、MATE纸给客户(MATE三天内寄给客户). 若客户自已清关则要及时提供载货清单给客户, 若由我司代理清关则要传真给清关公司及时办理.
四、费用的输入
OP在操作完一票业务后，应即时进入FMS输入相应的费用，并当天制做INVOICE，同时打印此票FMS的费用结算单并请相关人员签字交经理签字，经理签字后直接交财务，财务收到费用结算单以此作为收付款依据并督促相关人员收款并制作付费申请及垫付申请，费用结算单一经交到财务，任何人不能随意更改FMS里的数据，如因客观原因造成费用变动的，OP或业务员应到财务找出该单的费用结算单并在费用结算单上写上修改的原因及结果报经理审批，经理同意签字后交回财务，由财务修改系统并打印新的费用结算单连同旧单一并保存。
五、新客户MATE纸发放 a. OP收到香港公司寄回的MATE纸订确认无误后，将MATE纸正本复印并将复印件注明工作号交给财务，财务应审查此票费用是否已全部收齐，如已收齐，应在复印件背面签字交回OP，寄给客户. b. 对于核销单、退税单等海关转出的单据，OP收到后，应及时在报关单据收发领取记录本上登记并同时复印将复印件注明工作号交给财务核查是否收齐费用，如已收齐所有费用，财务应及时在复印件上签字确认交回OP，对于未收款的核销退税单，原则上不能退还客户，特殊情况需经经理签字后放可放单，并要求客户在报关单据收发领取记录本上签字或登记快递单号及寄出日期。
六、文件归档
OP应对每一票已操作完毕的业务进行文件整理（包括费用结算单、业务联系单、客户委托单、MATE纸复印件、派车单、 INVOICE、货物签收单已及各种签收凭据、其他必须保存的资料），交专人统一按年月及工作单按顺序归档，重要资料不能用传真件存档
七、其他注意事项
a.跟据不同情况确认承运人，平衡服务和价格，承运人报价需经部门经理确认签字后方可使用，根据不同情况要求承运人降低收费标准，并向业务沟通增收节支的方法； b.超出正常价格的费用产生时要及时通报部门经理和业务。 c.具体操作中要先明确对客户报价的收费标准及收费项目；
d.日常工作输入FMS，应能准确输入箱号、装货港、卸货港、目的地、吨车吨位, 以便财务核对相关费用。
e.所有形式的操作都要认真跟踪货运的出运情况。
