为了搞好出口单证工作，进一步提高单证质量，及时出运，安全收汇，特别规范进出口企业出口单证要求。
一、出口单证总要求：单证，包括信用证，合同、出库单、分析单、托单、报关单、提单、发展、装箱单、保单、产地证等。各类单证均应作到完整、准确、清晰、一致、及时。
二、外销员是信用证的主要责任审核者。收证后应严格对照合同审核信用证上所有文字（包括印章），以确定其接受或不接受、修改或不修改。若不接受，必须在收证后三个工作日内向银行提出；若需修改，应尽快争取一次性向开证申请人提出。
三、外销员提供的合同副本或影印件应与L/C一致，表面要清楚。分批出运的每次都应中心提供合同副本或影印件。
四、业务部门提供的出库单货号、品名、规格、包装形式要符合实际，数量单位要准确，发运点要填写清楚，期货要注明货妥日期。
五、外销员提供的分析单（明细表）是信用证、合同、出库单的综合单证，应填写规范、正确。分析单应符合以下要求：
1、分析单上提单抬头人和通知人应严格按L/C对提单的指标打。如果抬头人、通知人地址很长、想借助于开证行及/或收货人作为提单抬头人及/或通知人时，应保证前者内容与L/C上提单指标内容一致，文字上可使用“THEBANK”及/或“THEBUYER”字样。若抬头人及/或通知人栏内打不下名称地址，可用引出符号在分析单空白处加全，需要提供电话号码的应提供正确。需要寄送函件的应在“本公司注意事项”栏内注明并提供详细地址。
2、运费要求严格按实际填写，“预付（PREPAID）”或“到付（COLLECT）”均需填写正确。
3、分析单右上角部分应严格按照L/C和合同填写，“起运港”要特别注意填写清楚。装效期栏内，双到期者可将装期提前，但必须注意与效期之间的间隔。也可打实际装、效期，但应在《外运栏》注明“请注意双到期”。
4、唛头一定要确保正确、完整、清晰，并与处库单唛头一致，不能涂改。三个以上（不包括三个）唛头，除将原分析单上贴上唛头外，还要另加附页3-5张，L/C规定唛头要严格照办，并在唛头下方注明“/L/C指定唛头”。
5、品名必须与L/C规定严格一致。三个以上品名可打货物统称或简称，但不要与L/C抵触，英文品名要加注中文，第三国文字要加注中文和英文。
6、“件数及包装式样”栏要按货物实际包装填写，两种以上包装应逐项填明，个位数对个位数，十位数对十位数，横线下面列明“**PACKAGES”。托盘包装要打上“**PALLETS（S。T。C。**。。。）”要打上每一托盘的长*宽*高和毛净重，并需提供两个毛重，两个体积。超长、超重货物要注在分析单上。
7、“数量“栏要在计算准确的基础上，打明计量单位，如PCS、DOZ、SET、GROSS、YARD等。
8、毛、净重以公斤计算。属海运者，小数点后面四舍五入，精确到整数。有些货物如以“吨（TON）”为单位，应加写“TON”并将印就的“公斤（KGS）”字样删区。
9、价格条件要按L/C要求制，并使L/C、合约、分析单三者一致，总价要计算准确，币别要特别注意。
10、总体积在计算准确的基础上精确到小数点后面三位数。
11、“单据”栏要严格按照L/C要求填写，特别要注意有些L/C上对单据分数的总规定。如“FOLLOWING、DOCUMENTS、EACH、INQUADRUPLICATE”，那么，海运提单必须保证4份。一般情况下，海运提单3份。陆、空运提单1份，其他单据除L/C规定外，一般给银行2份（装运电除外），客户单据除L/C规定的寄单证明中要求的份数要严格照打外，一般只给一份发票副本。如果L/C要求提供“单据”栏所列名称以外单据时，可在空白栏内加列要求。
12、L/C要求发货运电和C&F成交的D/P、D/A者，应给银行和客户各一份装船电信，并在“外运外轮注意事项”栏（以下简称“外运”栏）内说明：（1）电挂号（包括城市和国名）；（2）电抄结汇。其他情况发电者。在客户栏内填上电报一份并提供电挂，可不必加注“电抄结汇”。 13、L/C要求提供运费、运费清单（或类似证明）或提单注明运费者，应在“外运“栏单独注明，不得有误。要求提供运费清单（或类似证明）者，还需在银行单据栏内单独列出要求。需要海关发票者，一律写上”提供运费。
14、集装箱装运时，如整箱出运，分析单应注明FCL。
15、如属领证商品，要在分析单上注明出口许可证号和相应的和约号、金额及存放地点。属法定商检商品应在分析单上加盖“法定检验商品”印章。
16、L/C规定的运输条款和特殊要求，需运输部门配合的，诸如：要求某公司的船和/或货装集装箱和/或装一整集装箱和/或要求在**港转船和或要求船公司提供各种证明等等，均应在“外运”栏清楚注明，并有中英文对照。“外运”栏不够填写的应另打附页（不少于5张）贴在分析单上。要求条理分明，并特别注意，上述要求应相应注明在拖单上。
17、要求本公司储运科和单证科配合或注意的要求，诸如：寄单给**客户或中间商和/或L/C正本在**卷内和/或发票注明**条款等等，应在“本公司注意事项”栏内明白写出，注意条理分明。
18、汇付佣金，应在收款人详细名称和地址、佣金比例及金额在“中间商”栏内明白、准确打明，印制要正确。不付佣金也应用符号说明。
19、保险险别要齐全，赔款地点除L/C指明者外，一般在目的港。
20、对多点集港的一批货物，要将每个储存点货物的包装件数、包装形式、毛重和体积小计后填在分析单上。
六、需G、S、P、产地证的单据，应填制《普惠制产地证申请表》放如卷宗。特殊要求应填写在该表的“特殊要求“栏内，以便商检局办理好出单手续。
七、投保申请书一式两份，必须严格按照L/C上对保险的要求填写，投保单上未列明的险别，应加注在“其他特别条款”栏内。L/C上指明的抬头人应填写正确，不得遗漏。
八、《出口收汇核销单》连同其他托运单证一起放在卷宗内，托运时将《出口收汇核销单》连同其他托运单证提供给外运部门。港口通关后由外运公司将核销单同报关单一起退回各进出口公司。
九、报关单上内容必须与分析单、托单一致，应填栏目应完整填写，特别要注意合同号、海关统计号、CIF价格和FOB价格填写准确。品名中英文必须相符。不同贸易性质应使用不同颜色的报关单，份数要符合需要（一般贸易白色报关单三白一黄，进料加工红色五红一黄，来料加工兰色一式五份，补偿贸易五兰一黄），凡有许可证、手册、配额证的应在备注栏内填上号码。
十、九联托单、十联集装箱托单是港口出运必不可少的重要单证，一定要与分析单相符。特别是唛头要清楚准确，这是海关放行货物的主要依据。毛重、尺码是配舱（箱）和计算运费的主要依据，必须填写无误。
十一、陆运托运时，除提供分析单、报关单、出库单等必要的单证外，还需加填托运单一式两份和〈联运出口货物委托书〉一式五份，委托书内容要填写正确，委托单位要加盖公章。
十二、空运托运时，除提供分析单、报关单、出库单等必要单证外，还要填制中国民用航空总局〈国际货物托运书〉一式五份。收货人姓名及地址要完全正确，重量要按实际填写，不能虚报。
十三、发票、装箱单、产地证等结汇单据，应严格按照L/C填制，确保单单一致，单证一致，单据表面上与L/C相符。
十四、合同、订单或形式发票，应按L/C品名描述ASPER***要求提供，避免“不符点”的发生。
十五、凡一行送来的单证，应装订好，全部随卷宗托往储运单证科。L/C修改书按逆顺序（4，3，2，1）排列在原证上面装订好。非银行送来的合约、订单或形式发票等不要同L/C装订在一起，避免混淆不清。
十六、分批出运的L/C，每次托单均需将L/C正本和影印件一并放如卷宗内。
十七、需汇付佣金/折让时，要填制〈支付出口佣金/折让登记表〉，随卷宗托出。
十八、在非信用证出口的情况下，除提供必要的合同、出库单、分析单外，还需填制〈无证出口登记表〉，注明结汇方式、签署合同人名、有关领导签字等，汇付、电得需财务科（部）提供汇票副本或影印件。
十九、L/C项下的出口，中途变更出口收汇方式时，要填制〈出口收汇中途变更申请表〉随卷宗托出，并随付〈不符电/担保申请书〉一式两份。
二十、为控制和掌握单据流转情况，以便事后分清责任，避免扯皮，卷宗上应附〈单证工作流程表〉或类似表格一份，不同阶段由各当事人填写并签字。
二十一、对运输公司的要求：
1、各运输公司是进出口公司的货运代理、接受托单后应对货主负责。认真审核运输条款，及时、准确、完整、清晰的缮制各项运输单证。海运提单、空运提单、承运收据日期不得迟于L/C的装运期，并在效期三天前交给托运人。除非托运人有明确指示，任何情况下提单、承运收据、空运运单不得交给其他人。
2、各运输公司缮制的提单、承运收据、铁路运单等要符合委托人等单证的要求，做到表面上与分析单要求一致。发现进出口公司托运单证上有误，可与进出口公司及时联系，得到书面认可后，方可更改，不得擅自做主。对委托人或银行审核出来的单证差错应积极采取措施，及时更改，确保议付。
3、各运输公司发现短装后，应立即通知各货主单位，并尽量提供短装货物内容，以便货主及时更改结汇单据。
4、货物装船、车、机后，运输单位立即按委托人要求拍发起运电报，并提供电抄副本供结汇使用。铁路运输各发运点应在装车后24小时内分别给货主、深圳外运、江苏驻深办事处、省外运公司拍发起运电报。
二十二、各银行、保险公司、商检局、贸促会等单位是外贸系统的协作部门，请密切配合、积极支持、严格把关、及时提供信息，帮助外贸企业做好单证工作。对发现的差错，请及时处理。对典型案例，及时综合分析，以便提高外贸企业的单证素质。
